Hace algún tiempo posteaba hablando de que puede aportar un ERP a tu empresa, el papel lo aguanta todo, por decir podemos decir cualquier cosa, otra cosa es demostrarlo. Pero no hay nada mejor como ver casos concretos sobre las cosas en las que un ERP nos pueda ayudar. En una charla que dimos en la FOE (Federación Onubense de empresarios) hace algunos meses hablábamos de estos temas. He recuperando la presentación para exponer algunas ideas que allí expusimos y ver ejemplos simples de problemáticas, que en el día a día se hacen muy complicadas de gestionar si no contamos con las herramientas adecuadas, de hecho no se terminan gestionando por la dificultar administrativa que conllevan, y terminan convirtiéndose en verdaderos problemas para la empresa, provocando en muchos casos su cierre.
Pongamos el ejemplo de la empresa ficticia de distribución JOCOSA conocida por su amplia gama de material de oficina (lápices, reglas, bolígrafos, etc.) vende principalmente a tiendas de papelería, aunque algunos de sus productos se comercializan sobre otros canales (grandes almacenes, bazares, etc.). El cliente tipo es la papelería de barrio, negocio relativamente pequeño y con una administración no muy sofisticada. La empresa inició hace un par de años un ambicioso plan de expansión con el que obtuvo un notable éxito haciendo una media de 20 nuevos clientes/mes con un margen medio de explotación de un 30%. El plazo medio de cobro normalmente es 30 días, aunque en determinados casos es negociable.
Dos años después de iniciar este ambicioso plan, DJK entra en suspensión de pagos, ¿Cuales pudieron ser las causas de que estas buenas expectativas terminaran en tan rotundo fracaso empresarial? Analizadas posteriormente las causas que originaron esta situación se extrajeron las siguientes conclusiones:
- Incremento inversión saldo medio de clientes escenificado por el vertiginoso incremento de nuevas cuentas.
- El segundo año el entorno macro se ve dañado por cambio de ciclo, esto desencadena un aumento generalizado del plazo medio de pago por los clientes.
- Deficiente gestión de riesgos por cliente. En ningún momento se realizó un análisis de rentabilidad de clientes para asignar el riesgo, con un crecimiento de impagados en clientes a los que se le seguían sirviendo pedidos.
- Deficiente gestión de previsión de tesorería, no se detectaron a tiempo las necesidades de financiación dificultando la refinanciación de la deuda.
- Falta de rentabilidad de ciertos clientes.
- El vertiginoso aumento de clientes supuso paralelamente un aumento de la inversión de stocks.
- De haber contado con información a tiempo real sobre la evolución de los indicadores del negocio, hubiéramos podido adelantarnos a los futuros problemas . De haber estado al tanto de la evolución del saldo de clientes o recibir unevento por el sistema una vez alcanzado cierto límite, podríamos haber tomado medidas.
- De haber sido informados por el sistema del aumento del plazo medio de cobro o volumen de impagados, podríamos a ver antepuesto medidas y haber realizado una gestión más eficiente con objeto de reconducir la situación.
- Si hubiéramos contado con un sistema de gestión que hubiera dispuesto del control de los riesgos, hubiéramos evitado que se hubiera seguido vendiendo y enviado pedidos a ciertos clientes que lo habían superado.
- De haber contado con información sobre los vencimientos y situación de la tesorería podríamos haber realizado una mejor planificación de las necesidades de financiación.
- De haber contado con una herramienta que hubiera permitido una más eficiente gestión de los stocks, con avisos de necesidades de compra una vez superado el punto de pedido, acceso a stock virtual a tiempo real, hubieramos evitamos roturas de stocks y limitado las perdidas de ventas por indisponibilidad de mercancía. La gestión de movimientos de mercancía mediante lectores de código de barras podría haber agilizado la entrada y salida de productos y reducido los costes, junto con la gestión de ubicaciones se hubieran minimizado los errores de inventario.
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