Desde hacía tiempo venía buscando formulas para conseguir una mejor gestión y más eficiente de mis tareas y mi tiempo, hasta que escuché hablar de GTD (Getting Things Done), «hacer que las cosas ocurran» es la traducción que me gusta.
No voy a repetir lo que podeis encontrar en cualqueir sitio, pero me ha parecido una metodología muy útil para conseguir la máxima productividad en el trabajo y vida personal.
Inicialmente comencé a aplicarlo a medias, pero con el tiempo me he dado cuenta de que es muy util, y me he propuesto aplicarlo a rajatabla, así que me he hecho de un resumen para tenerlo siempre presente y repasar la metodología hasta poder automatizarlo en mi mente, resumen que comparto más abajo por si es de utilidad.
Tambien os paso el link de un pdf donde podeis profundizar en el tema, os aseguro que merece la pena, aunque creo lo importante es aplicarlo aunque sea a medias, aunque no lleguemos al 100% desde el minuto uno, pero considero es mejor empezar e ir perfeccionandolo con el tiempo a medida que veamos su utilidad, aquí teneis una explicación mas detallada de la metodología, «GTD para Dummies«.
Y el resumen …
METODOLOGÍA GTD
1. Recopilar
a. Libreta (toma notas y enviar a la bandeja de entrada física)
b. Teléfono (envía email recordatorio a la bandeja de entrada mail para tratar luego)
c. Bandeja física (una en casa y otra en la oficina)
2. Metodología de procesamiento de la bandeja de entrada
a. Borrar?
b. Guardar?
c. Delegar? – SI – Enviar a LISTA DE ESPERA
d. Se hace en < 2min – SI – Hacerlo …
e. Metodología de planificación
i. Analizar (desglose de acciones que conlleva)
ii. Asignar tiempos
iii. Catalogar enviando a la lista de …
– PROXIMAS ACCIONES
– PROYECTOS
a. Crear entrada en la lista de proyectos
b. Crear tarea en lista PROXIMAS ACCIONES que normalmente suele ser “planificar proyecto” (ver metodología de planificación de proyectos)
– Otros ….
iv. Asignar contexto …
– Persona (con el que tengo que tratar el tema)
– Casa/oficina/ordenador
– Compra
– Fuera
3. Ejecutar
4. Revisar
a. Procesar el correo 2-3 veces al día, no mas …
b. Procesar bandeja entrada 2-3 veces al día para mantener la lista de tareas urgentes actualizadas.
c. Revisión diaria (al final de la jornada)
i. Procesamos bandejas
ii. Tachar tareas completadas que se nos haya pasado de tachar.
iii. Revisamos objetivos del día (3-5 tareas)
iv. Revisar lista de próximas acciones y compromisos del calendario, hacer ajustes necesarios
v. Seleccionar 3-5 tareas importantes para el día siguiente
d. Revisión general (cada 7-15 días) Reservar tiempo en agenda como una reunión
i. Revisar todas las listas y agenda
ii. Revisar todos los proyectos tienen al menos una próxima acción definida.
e. Revisión de objetivos (2-3 meses)
METODOLOGÍA DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
1. ¿Porque?
2. Objetivo ¿Qué?
3. Generar ideas ¿Cómo?
a. Utilizar mapas mentales
4. Organizar ideas
a. Organizar actividades
b. Priorizar y definir dependencia de tareas
c. Asignar recursos y definir responsables
5. Extraer acciones
NOTAS
1. Asignar una bandeja física para documentación de cosas en curso, separada en carpetas. Con lo que necesitamos dos bandejas físicas, una para material en curso y otra de bandeja de entrada.
2. Dividir proyectos en tareas más pequeñas fáciles de gestionar.
3. Valorar el uso de THINGS para la gestión de tareas.
4. Categorización o asignación de contextos, valorar asignar nivel de energía necesario para llevar a cabo la acción (bajo, medio o alto) y tiempo necesario para hacerla (10m/30m/60m/más de 1h…)
5. Hacer diariamente una lista con 3-5 cosas importantes que tengo que hacer, bien sean de proyectos personales o profesionales y comenzar por estas tareas.
6. Gestión de interrupciones, crear nota en la bandeja de entrada para su posterior procesado y seguir en la tarea actual.
7. La importancia de la perspectiva, importante (revisar cada 3 meses)
a. Definir Visión
b. Definición de objetivos y plazos:
i. Corto
ii. Medio
iii. Largo
