Caso: Automatización de tareas mediante implementación de ERP

Seguro que muchos de vosotros tenéis claro que uno de los objetivos en la implementación de un ERP para un empresa es la automatización de procesos. Ya en pasados posts hablamos en general de lo que puede aportar un ERP a una empresa, y también de algún caso concreto sobre la aportación de un ERP a su gestión. La idea de esta serie de posts es describir mediante ejemplos prácticos que hoy día un ERP se hace imprescindible en cualquier empresa para ser competitiva.

Hoy pretendemos abordar el campo de la automatización de procesos. Es usual en una empresa encontrarse en situaciones muy variopintas que hacen inverosímil su funcionamiento, pero es una realidad manifiesta que muchas empresas hoy día aún trabajan sin las herramientas adecuadas menoscabando su competencia frente a otras que tienen menos costes, son más eficientes, y comercializan sus productos a menor coste dando mejor servicio.

Es muy habitual en una empresa que entre un pedido y no sepamos si tenemos stock o no de cierto artículo, bien para su  venta o fabricación de otro compuesto, o bien el stock está desactualizado y nos dice que hay 5 cajas, pero cuando vamos a servir el pedido no están. Como no me fío, vamos a buscar a Juan que es es el que controla el almacén, siempre lo ha tenido todo bajo control (Dios me libre el día que se vaya Juan) pero Juan hoy no está porque tuvo que ir al médico con su hija (Las empresas no pueden depender de las personas, solo de la sistematización de sus procesos). Terminas enviando a alguien a buscar en el almacén, pero como no existe una gestión de almacén, no hay quien encuentre el producto entre los cientos de cajas. Después de 2 horas aún no tienes respuesta.  Finalmente te comunican que no disponemos de ese producto y lanzas un pedido de compra, sintiendo que ya no vas a poder servir a este cliente como teníais pactado, rompiendo el acuerdo que existía entre ambos, esperemos no perder el cliente. Pero lo peor, es que 3 semanas más tarde aparece en el almacén 12 cajas del material que pidió este cliente, por lo que he realizado una inversión en stock innecesaria, y paralelamente he dado un mal servicio al cliente. Del tiempo que dediqué a buscar cajas, hacer el pedido, y domar al cliente, mejor ni hablar.

Hacemos inventario anual, todos los años tenemos unas perdidas de más de 100.000€ en stock, cerramos la empresa durante una semana y trabajamos a tope para regularizar el stock. Me han comentado que otras empresas lo hacen diariamente, algo que llaman inventarios continuos, a ver si tengo tiempo y me pongo a mirar esto, pero estoy siempre tan liado, como no esté al pié del cañón la empresa no funciona (trabaja sobre la empresa no para la empresa).

Bueno, ya tenemos nuestra mercancía, ahora pasaremos a preparar el pedido. Ya hace un par de años que debería estar gestionando la trazabilidad, una partida de productos me salió defectuoso, y no fui capaz de conocer cual era su origen hasta que fue demasiado tarde. Esto me ha supuesto unas grandes perdidas de reemplazo de producto y un daño a nuestra imagen en el mercado. Espero no tener la mala suerte de que en este pedido tengamos productos defectuosos, entonces si que me terminaría de cargar al cliente. Por otro lado, el día que por cualquier problema tenga que retirar a un cliente alguna mercancía por problemas en la materia prima, tendré que hacerlo de todo lo vendido en meses atrás, no sería capaz de identificar cuales son concretamente los productos entregados, los elaborados con la mercancía realmente defectuosa, cuando se entregó, ni como localizar esta mercancía. Esperemos no me ocurra nunca, pero siempre termina pasando.

Ah!, tengo otro problema, mi departamento de administración no deja de crecer, los errores y descontrol es impresionante, metemos el pedido, luego volvemos a meter el albarán línea por línea, si hacemos una entrega parcial seguro que hay algún problema por que se nos pierde el postit, luego metemos la factura. Finalmente se hace la contabilidad, que va dos meses por detrás, siempre se pierde alguna factura. No tengo información a tiempo real de la empresa, Cuando me entero es demasiado tarde, también la reiteración en el trabajo de picar y picar, y siempre termina bailando algún número. Cuando pido cualquier informe son varios días de trabajo y cuando la tengo está desactualizada.

Pero el mayor problema…, el mayor problema que tengo es la gestión de los riesgos y los vencimientos, el control de la tesorería es una odisea, no tengo información a tiempo real, siempre faltó una factura, un pedido, más de una vez he tenido problemas para pagar a los empleados, o he accedido a una cuenta de crédito cuando no lo necesitaba.

Yo quisiera que mi empresa funcionara así, como esta …

Disponiendo de las herramientas adecuadas puedo conocer mi stock virtual cuando recibo un pedido, puede que en uno de mis almacenes no tenga el producto pero si en otro, o en otra delegación. El valor de negar un servicio a un cliente va más allá de la propia venta, si termina en la competencia, puede que jamas vuelva.

Una vez es creado el pedido, el albarán, factura y resto de documentos se generan automáticamente, esto supone un importante ahorro de tiempo y elimina multidud de errores en la reiteración por la introducción de datos.

Podremos servir un pedido parcialmente, sin tener que apuntar en un posit lo que queda pendiente, lo podemos consultar en cualquie momento en los albaranes pendientes de servir. Una vez servido el stock desciende automáticamente manteniendo la integridad del mismo, esto nos permite generar nuevos pedidos a tiempo a nuestros proveedores evitando indisponibilidad de productos, evitar inversiones en circulante en excesos de stock que no necesitamos, pero como !no nos fiamos!,  y no perder ventas.

Un sistema que genere desde el pedido la orden de preparación para el personal de almacén, dándole las ubicaciones de producto que nos interese por antiguedad o obsolescencia. Esto ahorrará mucho tiempo de personal y evitará muchos errores en la gestión. Por otro lado, manteniendo un almacén caótico, aprovecharé mejor los espacios, ahorro de tiempos dejando que el sistema me diga donde tengo que colocar y recoger la mercancía. Además dispondré de la trazabilidad de todos mis productos, a quien se los compré, el historial en mi empresa y a quien se los vendí.

Una vez facturado, se generan automáticamente los vencimientos, permitiendo una gestión eficaz de los impagados, y automáticamente genera los apuntes contables, eliminando tiempos de tareas que se pueden automatizar.

Me he dejado mil cosas sin contar, he repetido la palabra «automáticamente», y seguro que existe alguna frase sin sentido, pero se trata de nuestro punto de vista, me doy por satisfecho si se puede percibir que nuestra empresa necesita de una herramienta adecuada para seguir siendo competitiva en nuestro mercado.