Adaptación ERP a las necesidades de una empresa textil

La elección de un paquete ERP no es trivial ya que cada uno tiene unas ventajas e inconvenientes que lo hacen mejor o peor para cada tipo de negocio. Hay que conocer y estudiar los requerimientos de la empresa y si en un futuro estos pueden variar para poder elegir el ERP adecuado que se pueda adaptar a la situación, o si va a ser más estático y priorizar otras funcionalidades más importantes para la empresa.

En avanza hemos desarrollado la adaptación de un ERP para una central de compras del ámbito textil en la línea deportiva, que sirve como intermediario entre sus socios y proveedores (500 aproximadamente). Posee también 4 tiendas propias de venta directa en los alrededores de Sevilla y un almacén de venta a socios.

Entre los procesos a destacar tenemos los principales:

REVENTA
Cuando un socio no vende una determinada mercancía, se la “cede” a la central para su venta. De la misma se deduce una comisión que se le cobra al socio. Este proceso tiene una fecha de caducidad para evitar que los productos cedidos se “duerman” en el almacén.

IMPORTACIÓN DE ARTÍCULOS
Importa los artículos a partir de la recepción de catálogos de productos de los proveedores (mediante archivos); mediante un proceso se crean/actualizan los artículos con sus respectivas asociaciones (Familias, subfamilias, tarifas)

RELACIÓN DE TARIFAS PROVEEDOR-CLIENTES
Según el precio de compra y el descuento que nos hace nuestro proveedor, se calcula cada uno de los precios de venta (según tarifas escalada) con su incremento y descuento particular.

PROCESO DE IMPORTACIÓN ALBARANES DE COMPRA
Aparte de ingresar mediante el Class los albaranes de compra, tenemos un proceso automático donde los Proveedores envían el fichero para que se procesen automáticamente y generen los respectivos albaranes de compras para ahorrar tiempo.

REFACTURACIÓN
Todas las compras a Proveedores que se realizan, mediante un proceso automático, genera Albaranes de ventas de Clientes. En este proceso de traducen los precios según las condiciones particulares del cliente.

COMISIONES DE VENTA
Toda venta registrada en el sistema establece mediante una Tabla de comisiones, se establecen los parámetros de comisiones a los comerciales.

ALMACENES
Los almacenes tienen la particularidad de tener una fecha de caducidad, y si es virtual o no. Con el objetivo de utilizarlos en los procesos de reventa y tomas de inventario.

LISTADO DE AHORRO
Es un listado de comparativa de los precios de costo y comparable con su respectiva tarifa. Este listado se encuentra delimitado por Cliente, Proveedor y fechas.

AVALISTAS
Dentro de la ficha del cliente existe un acceso a los avalistas asociados al cliente.

INVENTARIOS
En este proceso se pasa toda la mercancía de un almacén ( y situado en diferentes ubicaciones) a un virtual. Acto seguido se procede al conteo por picada de código de barras mediante rutinas no conectadas con el Class (off-line). En el último paso se regularizan ambos almacenes. De esta forma en el virtual podemos estudiar las desviaciones.

CUOTAS DE SOCIO
Generación y Facturación de una cuota de socio, dependiendo de unos escalados correspondientes a las ventas del año anterior.

REPARTO DE ALBARANES DE COMPRA.
Cuando se recibe un albarán de compra, propone el reparto de mercancía a los distintos pedidos de clientes pendientes de servir según dos criterios: por importe total del mismo o por cantidad solicitada de cada producto.

PROCESO REVISION FECHAS DE CADUCIDADES DE LA REVENTA
Este proceso se ejecuta en diferido para el control de fechas de caducidades en los almacenes de reventa; una vez comprobadas las fechas de finalización manda los oportunos mensajes de aviso.

LOTES DE ARTICULOS
No se utiliza el tratamiento estándar de lotes, sino que se ha preparado unas estructuras que permiten la creación y eliminación rápidas de lotes. Cada lote está compuesto de diferentes unidades de un mismo artículo pero con tallas y colores variados.

TABLA DE EQUIVALENCIA ENTRE TALLAS
Como cada proveedor tiene un tallaje diferente, en este punto se establece una correlación entre los diferentes tallajes y se permite la consulta de stock por tallas similares.

FACTURACION MASIVA DE ARTICULOS
Este proceso es para generar albaranes de forma masiva a diferentes clientes, en este caso al tratarse de aproximadamente 500 clientes/socios, se le realizaría el albarán para cobrar la cuota de socio mensual, trimestral o anual, servicios de publicidad,…

EXPORTACION DE ARTICULOS OBSOLETOS
Es un proceso donde mediante una serie de filtros se exportan artículos que ya no tienen vida útil en el período a una base de datos externa. De esta forma se reduce la base de datos y se optimizan las cargas. Permite la posibilidad de “devolver” productos exportados.

APLICAR PROMOCIONES DE FORMA MASIVA
Aparte de la opción de realizar las promociones artículo por artículo, podemos realizar ofertas masivas es decir aplicarlas por fecha, Familias, unidades mínimas y precios de oferta. Se aplicará el criterio a la hora de leer el artículo.

PROCESO DE IMPRESIÓN DE ETIQUETAS
Tenemos la opción de imprimir las etiquetas a partir de un pedido y/o albarán, donde se envía a un formato personalizado a través de una hoja de WORD. Incluyen etiquetas en blanco y formatos distintos.

Adicionalmente se desarrolló un sistema de Punto de Venta PV adaptado para el negocio, tiene como finalidad gestionar las ventas en tiendas trabajando en modo offline con posibilidad de sincronización programada con la central. Las características principales son las siguientes.

MANTENIMIENTOS
Los Datos Maestros se reciben desde la Central (Class), donde se actualiza diariamente los precios(Tarifas) de los artículos y todos los mantenimientos (Clientes, Proveedores). Aunque también se permite la gestión de los mismos desde el PV (pensado para tiendas autónomas).

VENTAS
En este proceso se nos permite trabajar directamente con el funcionamiento del Punto de Venta de los cuales destacamos:

• Venta de artículos.
• Suspensión y recuperación de un tiquet.
• Consulta de tickets.
• Consulta de Stocks.
• Realizar un Abono.
• Podemos realizar una devolución o anulación de una venta.
• Traspasos de mercancía entre tiendas (incluida la central).
• Arqueos.
• Aplicación de promociones masivas.
• Envío y recepción de datos desatendidos.
• La entrada de ticket permite crear tickets, albaranes y facturas.
• Listados de ventas por franja horaria, por cajero, por caja, mejor hora de venta, …
• Entregas a cuentas.
• Se pueden imputar entradas/salidas de dinero a la caja, como pueden ser compras de papelería, de material de oficina, etc.
• Control de stock.
• Creación de albaranes de compra.
• Seguridad por cajero.

NOTAS A CONSIDERAR
• Los envíos y recepciones son configurables automáticamente (por defecto 1 vez al día en el caso de las tiendas), pudiendo realizarlo manualmente si se lo requiere.
• Los traspasos se reciben automáticamente.
• Si un envío de datos por motivos de comunicación no se pudiese enviar un día determinado, se lo considerará para el siguiente envío hábil.
• Los cambios de datos en las tablas maestras (IVA, Articulos) tienen prioridad jerárquica en la oficina Central, es decir, en el Class.
• El sistema PV está habilitado para poder trabajar independientemente del Class si así se lo requeriría.